Richtig agieren, statt reagieren

Risikomanagement ist in Projekten ein wichtiger Teil, leider wird es von vielen Projektleitern vernachlässiget. Um ein Projekt erfolgreich steuern zu können benötigt es ein proaktives Risikomanagement, dies bedeutet Risiken, aber auch Chancen zu erkennen und erzeugt damit einen Mehrwert für das Projekt an sich und den Projektauftraggeber. Wie das geht lesen Sie hier.

Proaktives Risikomanagement im Projektmanagement anwenden

Proaktives Risikomanagement identifiziert, bewertet, bewältigt, steuert und dokumentiert Risiken als auch Chancen. Es befähigt in Projekten mit Risiken und Chancen erfolgreich umzugehen und darf in keinem Projekt fehlen. Viele verbinden Risikomanagement mit großem Zeitaufwand und werden als Belastung gesehen. Wir haben eine Methode entwickelt, die Risikomanagement in Projekten trotz geringem zeitlichen und budgetären Aufwand effizient macht und somit in jedem Projekt auch tatsächlich angewendet werden kann. Um die Risiken und Chancen identifizieren und beurteilen zu können ist ein einheitlicher Prozess notwendig. Das Risikomanagement liegt hier in der Verantwortung des Projektleiters. Daher benötigt es einer Ausbildung als Risikomanager für die erfolgreiche Integration in das bestehende Projekt. Um Risiken und Chancen zu erkennen muss der Risikomanager mit der Politik der Organisation vertraut sein. Es muss eine Analyse des Umfeldes (Projektumfeldanalyse) stattfinden. In der Umfeldanalyse werden die Märkte, Technologien, Kunden und rechtliche Rahmenbedingungen analysiert. Die Analyse der internen Leitungsfaktoren aus der Organisationsanalyse (SWOT-Analyse) wird der Umfeldanalyse gegenübergestellt. Daraus erkennt man neue Chancen und Gefahren für das Projekt. Durch diese Chancen und Gefahren entstehen neue Risiken, die nun bewertet werden müssen. Nimmt das Projekt das Risiko in Kauf muss es bewältigt und gesteuert werden.  Durch die Überwachung und Dokumentation der Risiken wird auf neue Chancen und Gefahren schneller eingegangen. Mögliche Notfälle können besser gesteuert werden.

Der Risikomanagement Prozess ist die Grundlage erfolgreichen Risikomanagements in Projekten. Um den Risikomanagement Prozess auch in großen Projekten einführen zu können, ist ein Risikomanagement System notwendig. Es definiert die Führungsaufgaben in „Plan-Do-Check-Act“.  Erster Prozess des Risikomanagement-Prozess ist das Festlegen der Rahmenbedingungen, welche sich in interne Rahmenbedingungen und externe Rahmenbedingungen unterteilen. Zusammen ergeben Sie die Rahmenbedingungen für das Projekt. Als interne Rahmenbedingungen müssen die Ziele des Projekts betrachtet werden. Diese werden beeinflusst von internen Stakeholdern, bestehende Ziele und Strategien, die Werte der Organisation und die Struktur der Organisation. Externe Rahmenbedingungen sind die kulturellen, politischen, finanziellen, technologischen, wirtschaftlichen und rechtlichen Bedingungen des Umfelds sowie die externen Stakeholder.

Risiken und Chancen identifizieren und analysieren

Risiken können neue Chancen oder auch Gefahren für Projekte und die Organisation darstellen. Daher müssen alle Risiken, die eine Verschlechterung oder mögliche Verbesserung der Ziele darstellen identifiziert werden. Nicht erkannte Risiken in diesem Prozessschritt werden der weiteren Analyse nicht unterzogen. Daher muss die Risikoanalyse sorgfältig durchgeführt werden, alle Chancen und Gefahren erkannt werden. Alle identifizierten Risiken und Chancen werden im Schritt Risikoanalyse betrachtet. Es werden die Ursachen und Quellen der Risiken ermittelt und unterteilt in negative und positive Auswirkungen für die Organisation. Weiterer wichtiger Punkt dabei ist die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos.  Risiken können technische Ursachen, organisatorisch Ursachen und menschliche Ursachen haben. Jede Ursache hat eine andere Auswirkung auf das Projekt und die Organisation und eine andere Eintrittswahrscheinlichkeit.  Ursache, Auswirkung und Wahrscheinlichkeit des Risikos werden oft in einer Risikomatrix dargestellt. Es gibt die zweigeteilte Risikomatrix und die Risikomatrix mit drei Toleranz-Bereichen. Hier wird unterschieden zwischen nicht vertretbaren Risiken, bedingt vertretbaren Risiken und den „ohne weiteren Maßnahmen“ vertretbaren Risiken.  Zusätzlich muss die gegenseitige Abhängigkeit einzelner Risiken betrachtet werden. Zusätzlich wird eine Chancen Matrix erstellt.

Risiken und Chancen bewerten – Risiken bewältigen

Die Bewertung basiert auf den Ergebnissen der Risikoanalyse. Hier wird die Entscheidung getroffen ob ein Risiko für die Organisation tragbar ist oder nicht und ob eine entdeckte Chance einen Mehrwert darstellt. Jedes Projekt und jede Organisation hat eine Risikotoleranzgrenze. Die Entscheidung muss jedenfalls mit den gesetzlichen Bestimmungen übereinstimmen. Wird ein Risiko nach der Risikobeurteilung vom Projekt getragen, so muss dieses Risiko „behandelt“ als bewältigt werden. Es gibt mehrere Möglichkeiten ein Risiko zu bewältigen. Ein Restrisiko kann nie ausgeschlossen werden, liegt aber das Restrisiko über der Toleranzgrenze, müssen weitere Maßnahmen getroffen werden. Die einfachste Möglichkeit ein Risiko zu bewältigen ist die Vermeidung des Risikos, indem die Tätigkeit, in der das Risiko liegt, nicht aufgenommen bzw. fortgesetzt wird. Weitere Bewältigungsstrategien sind: Veränderung der Eintrittswahrscheinlichkeit; Freiwillige Risikoübernahmen; Veränderung der Auswirkung; Schulungen; Schutzausrüstungen und so weiter.

Unseren Leitfaden „Risikomanagement in Projekten leicht gemacht“ finden sie hier ab 02.04.2018

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